Executive assistant to the CEO

Homepage / career / Belgium /Executive assistant to the CEO (NL versie)

Jouw functie

Je bent de rechterhand van de CEO en helpt bij de rapportering van het managementteam.

Assistente van de directie

  • beantwoorden van e-mails en telefoongesprekken in NL – FR – ENG
  • plannen van interne en externe vergaderingen;
  • reisboekingen, hotelreservaties, visumaanvragen, registraties voor conferenties;
  • maandelijkse onkostennota’s beheren;
  • beheren Outlook agenda & contacten van de CEO.

Bestuur

  • voorbereiden van het agenda voor de 3-maandelijkse bestuursvergadering;
  • follow-up van deze agenda en van de tijdige levering van de info en documenten door de teamleden en externe serviceorganisaties.

Assistentie bij financiële rapportering

  • financiële rapportering Belgische vestiging verzamelen en verwerken in Excel;
  • verzamelen van de financiële rapporten van de verschillende accountancy verantwoordelijken in België en de andere landen en deze tijdig aan de bedrijfsrevisoren aanbieden voor tussentijdse consolidatie;
  • verzamelen van de gegevens uit het uur-registratiesysteem om deze aan te leveren naar payroll, facturatie en projectmanagers.

Officemanagement

  • ontvangen van bezoekers;
  • waken over tijdige indiening officiële documenten;
  • verantwoordelijk voor de correcte receptie en updaten van het welkomstpakket voor nieuwe medewerkers op HQ;
  • ondersteunen van de directie i.v.m. juridische items, contact met externe juridische adviseurs.
Waar zijn we naar op zoek?
  • Je bent in het bezit van een Bachelor Office Management of een universitair diploma Talen, Economie of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, liefst in een internationale omgeving.
  • Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels en een goede kennis van het Frans.
  • Je hebt een goede kennis van Excel, Outlook, Word en PowerPoint.
  • Je hebt ervaring in het verwerken van financiële gegevens in Excel.
  • Je werkt zeer nauwkeurig en geconcentreerd.
  • Je bent discreet en kan goed om met vertrouwelijke informatie.
  • Je werkt graag samen met een internationaal team.
  • Je staat stevig in je schoenen, je bent een doorzetter en je kan goed relativeren.
Wat heeft AG Solution jou te bieden
  • Competitieve verloning.
  • Fulltime, vast contract.
  • Plaats van tewerkstelling: Antwerpen Linkeroever.
  • 38 uur per week te presteren in een flexibele uurregeling;
  • Extralegale voordelen: bedrijfswagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, extra vakantiedagen, gsm-abonnement, internetabonnement.

Dit is de ideale job voor een PA die meer wil doen dan agenda’s, e-mails en vergaderingen organiseren.

Hoe solliciteren?

Mail jouw CV en motivatiebrief naar careers@agsolution.be

Upload hier je CV